Day 021 | Email × Finance: 予算超過の報告と承認依頼

シナリオ

あなたはECサイト運営会社のバックエンドエンジニアです。今期、開発チームが使用しているクラウドインフラ（AWS）のコストが予算を超過していることが判明しました。

予算: $12,000 / 月
実績: $14,800 / 月（約23%超過）

主な原因: トラフィック急増に伴うEC2・RDSのスケールアップ、および新機能のデータ処理コスト増加。

あなたの上司（CFO: David Chen）に状況を報告し、次月以降の予算増額（$15,000/月）の承認を依頼するメールを書く必要があります。

あなた

Backend Engineer / Infrastructure Lead

今日の学習者ロール

相手

David Chen

CFO — 技術的な詳細より数字とビジネスインパクトを重視する

文化的コンテキスト

🎯

目的
予算超過を透明に報告し、来月分の予算増額承認を得る

✅

BLUF原則
CFOへのメールは結論を先に、数字を明確に、そして「なぜ必要か」をビジネス観点で説明することが重要。CFOは忙しいので、最初に読んで判断できる構成にする。

💡

英語ビジネスメールの作法
日本のメールは「お世話になっております」など導入が長い傾向があるが、英語ビジネスメールは1文目から本題に入る

📊

CFOへの説明
技術的な詳細（Lambda の設定など）ではなく、ビジネスへの影響と数字に焦点を当てる。重要な数字や期限を太字にすることで、CFOが斜め読みしても要点がわかる

タスク

以下の要素を含む英語メールを書いてください:

状況 A — CFOへの承認依頼メール

件名: [Action Required] タグを使って内容を明確にする
冒頭: 結論（超過の事実 + 承認依頼）を1〜2文で述べる
状況説明: 超過額・超過率・主な原因を簡潔に（箇条書き推奨）
承認依頼: 来月から$15,000/月への増額承認を依頼する
締め: アクションと期限を明示する

⏱️ 15分 📝 120〜180語

使える表現・フレーズ

カードをクリックすると英語フレーズを表示します。

予算を超過しているクリックで英語を表示 →

exceed the budget / go over budget 💡 "Our AWS costs have exceeded the monthly budget by 23%."

〜の承認をお願いしたいクリックで英語を表示 →

I would like to request your approval for 💡 丁寧な依頼表現

主な原因は〜ですクリックで英語を表示 →

The primary drivers are... 💡 複数原因を列挙するときに便利

〜までにご回答いただけると助かりますクリックで英語を表示 →

It would be helpful if you could respond by [date] 💡 期限を柔らかく設定

状況を踏まえてクリックで英語を表示 →

Given the circumstances / In light of this 💡 文脈を踏まえた提案に使う

ご不明な点があればクリックで英語を表示 →

Please don't hesitate to reach out if you have any questions 💡 締めの定番表現

ご確認いただけますかクリックで英語を表示 →

Could you please review / Would you be able to approve 💡 CFO向けには could / would が適切

ヒント（段階的開示）

ヒント 1 — 構成・方向性

BLUF（Bottom Line Up Front）原則で書く。最初の1〜2文で「何が問題で、何をお願いしたいか」を伝える。CFOは忙しいので、最初に読んで判断できる構成にする。

ヒント 2 — キーフレーズ

件名: [Action Required] AWS Budget Approval for June — $15,000/month
冒頭: I am writing to inform you that... and to request your approval for...
原因箇条書き: The primary drivers of this increase are:
承認依頼: I would appreciate your approval to increase the monthly budget to $15,000 starting June.
期限設定: Could you please respond by May 8th so we can finalize the billing plan?

ヒント 3 — 骨格テンプレート

骨格：

Subject: [Action Required] AWS Infrastructure Budget Increase — June Approval Needed

Hi David,

I'm writing to report that our AWS costs for May exceeded the budget and to request your approval for an increase.

[状況の要約: 数字を1〜2文で]

The primary drivers are:
- [原因1]
- [原因2]
- [原因3]

I would like to request your approval to increase the monthly budget from $12,000 to $15,000 starting June.

[期限とアクション]

Best regards,
[Your name]

モデル解答（B2〜C1相当）

状況 A — CFOへの承認依頼メール

To:David Chen (CFO)

From:[Your Name] — Backend Infrastructure Lead

[Action Required] AWS Budget Approval Request — June 2026 ($15,000/month)

Hi David,

I'm writing to report that our AWS infrastructure costs for May exceeded the approved budget by approximately 23% ($14,800 vs. $12,000) and to request your approval for a budget increase starting June.

The primary drivers of this overage are:

Traffic surge: A 40% increase in site visitors required scaling up EC2 instances
Database load: Increased order volume resulted in additional RDS read replicas
New feature: The recently launched recommendation engine increased data processing costs by ~$900/month

To maintain service reliability while managing costs, I am requesting an increase of the monthly AWS budget from $12,000 to $15,000 effective June 1st.

I am also exploring cost optimization options (reserved instances, right-sizing) and will share a detailed plan by May 10th.

Could you please confirm your approval by May 8th so we can finalize the procurement process?

Please don't hesitate to reach out if you need any additional details.

Best regards,
[Your Name]
Backend Infrastructure Lead

Word count: 約170語

解説

構成分析

件名: [Action Required] タグで緊急度と行動要求を明示。金額・時期を含めて検索しやすくする

冒頭（BLUF）: 1文目で「何が起きて何をお願いするか」を完結させる

数字の明確化: $14,800 vs. $12,000 と並記することで超過額が一目でわかる

原因箇条書き: CFOが技術詳細を読まなくても理解できるレベルに言い換えている

追加アクション: 「コスト最適化プランも出す」と伝えることで責任感を示す

期限設定: by May 8th と具体的な日付を入れることで返信を促す

重要表現まとめ

表現	意味・ポイント
`overage`	予算超過額。budget overrun とも言う。ビジネスでよく使われる
`effective June 1st`	6月1日より有効。契約・承認メールで頻出の時制表現
`right-sizing`	適切なインスタンスサイズへの調整。クラウドコスト管理の業界用語
`reserved instances`	予約インスタンス。AWSのコスト削減手段として知っておくと説得力が増す

文化的ポイント

🇯🇵

日本式
「お世話になっております」など導入が長い傾向がある

🇺🇸

英語ビジネスメール
1文目から本題に入る。重要な数字や期限を太字にすることで、CFOが斜め読みしても要点がわかる

よくある日本人のミス

❌ "I am sorry that the budget was exceeded." と謝罪から始める

日本語の謝罪文化の影響

→

✅ 英語では事実報告 → 解決策の順。謝罪は一言で足りる

❌ "Please check." だけで終わる

行動要求が曖昧

→

✅ "Could you please confirm your approval by May 8th?" と具体化

❌ 件名が "Budget" だけ

情報が少なすぎる

→

✅ 金額・月・アクションを件名に含める

❌ "I think we need more budget." と曖昧にリクエストする

具体性がない

→

✅ "I am requesting an increase from $12,000 to $15,000" と明確に数字で言う

ワンランク上の表現（Phase 2 以降）

Basic

"We need more budget. Please approve."

↓ CFO向けには

"I am requesting an increase of the monthly AWS budget from $12,000 to $15,000 effective June 1st. Could you please confirm your approval by May 8th?"

↓ さらに上のレベルでは

"Rather than simply requesting additional budget, I wanted to flag this proactively and outline the steps we are taking to optimize costs going forward."

高度なフレーズ集

"Rather than simply requesting additional budget, I wanted to flag this proactively and outline the steps we are taking to optimize costs going forward."

（単に増額を頼むのではなく、先手を打って報告し、今後の対策も示す姿勢）

"This increase directly supports the 40% traffic growth we've seen since Q1, which aligns with our revenue targets for the quarter."

（コスト増加をビジネス成長と結びつけて正当化する高度な説得表現）

次のステップ

発展: 同じシナリオで「CFOから "Why can't we cut costs instead?" と返信が来た場合の返答メール」に挑戦
次回（火曜）: Meeting × Finance — 四半期予算レビュー会議での発言

予算超過の報告と承認依頼