ドキュメントとコンテンツ管理 (Document & Content Management)
DAMA-DMBOK 2nd Edition — Chapter 9: Document and Content Management
出題割合: 6%（約6問）
1. ドキュメントとコンテンツ管理とは
定義: 非構造化データ（ドキュメント・Eメール・画像・動画等）のライフサイクル全体を管理するプロセス。
対象データ:
- 文書ファイル（Word, PDF, Excel等）
- Eメール・チャットログ
- 画像・動画・音声
- Webコンテンツ
- ソーシャルメディア
2. 主要な概念
非構造化データ vs 構造化データ
| 種類 | 例 | 割合（一般的） |
|---|---|---|
| 構造化データ | テーブル、DB | 約20% |
| 半構造化データ | JSON, XML | 増加中 |
| 非構造化データ | 文書、画像、動画 | 約80% |
ECM（Enterprise Content Management）
組織全体のコンテンツ（非構造化データ）を管理するシステム・プラクティスの総称。
ECMの主要機能:
- Document Management: 文書の作成・版管理・検索
- Records Management: レコードの管理・保持・廃棄
- Web Content Management (WCM): Webサイトコンテンツの管理
- Digital Asset Management (DAM): 画像・動画等のデジタル資産管理
- Workflow & Collaboration: 承認フロー・共同作業
3. レコード管理（Records Management）
レコード（Record）の定義: 組織の活動・意思決定の証拠となる文書・情報。法的・規制的価値を持つ。
レコード vs ドキュメント
| 比較軸 | ドキュメント | レコード |
|---|---|---|
| 変更 | 更新・修正可能 | 変更不可（Immutable） |
| 目的 | 作業・協働 | 証拠・コンプライアンス |
| 保持 | 必要な間 | 規定された保持期間 |
| 廃棄 | 柔軟 | 廃棄スケジュール通り |
レコード保持スケジュール
- 法律・規制で定められた保持期間
- 例: 財務記録 = 7年、従業員記録 = 退職後5年
レコードのライフサイクル
作成 → 分類 → 保存 → アクティブ利用 → 非アクティブ → 廃棄/永続保存
4. コンテンツのメタデータ
コンテンツ管理においてメタデータは重要：
| メタデータ要素 | 例 |
|---|---|
| ダブリンコア（Dublin Core） | 標準化されたコンテンツメタデータセット |
| 作成者 | Author |
| 作成日 | Created Date |
| 分類 | Classification/Category |
| 保持期間 | Retention Period |
| キーワード | Tags/Keywords |
ダブリンコアの15要素: Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date, Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage, Rights
5. コンテンツ管理システム（CMS）の種類
| 種類 | 用途 | 例 |
|---|---|---|
| WCMS（Web CMS） | Webサイト管理 | WordPress, Drupal |
| DMS（Document Management System） | 文書管理 | SharePoint, OpenText |
| DAM（Digital Asset Management） | 画像・動画管理 | Adobe AEM, Bynder |
| RMS（Records Management System） | レコード管理 | HP Records Manager |
| ECM | 総合コンテンツ管理 | OpenText, IBM FileNet |
6. 情報検索（Information Retrieval）
検索技術
- 全文検索（Full-text Search）: 文書内の全テキストを対象
- メタデータ検索: メタデータタグでの絞り込み
- ファセット検索: 複数カテゴリでの絞り込み（ファセットナビゲーション）
情報検索の評価指標
| 指標 | 定義 |
|---|---|
| 精度（Precision） | 検索結果のうち関連性のある割合 |
| 再現率（Recall） | 関連するコンテンツのうち検索で見つかった割合 |
試験ポイント
- 非構造化データ = 約80%のデータが非構造化
- ECM の主要機能（Document / Records / Web / DAM）
- レコード = 変更不可（Immutable） / ドキュメント = 更新可能
- レコード保持スケジュール の重要性
- ダブリンコア（Dublin Core） = コンテンツメタデータ標準
- 精度（Precision）vs 再現率（Recall）