Day 003 — プロジェクト・PMO：プロジェクト憲章（チャーター）

休眠顧客リターゲティング配信システム 本開発プロジェクト憲章（案）

作成:     EC事業本部 販促システム部 MOpsチーム（私）
日付:     2026年10月14日
版:       v0.1（ドラフト）
レビュー: 宮田（MOpsチームマネージャー）― 10/16 PMO定例まで
承認:     高梨部長（EC事業本部 販促システム部長）― 10/19 説明時


■ ご確認いただきたいこと（宮田さん向け）

本憲章のまま10/19の高梨部長への説明に使えるか、また3章の権限範囲
の表に修正が必要かをご確認ください。未合意事項が1件あります
（3章）。


■ 1. 背景と目的

自社ECの休眠会員（90日以上未購買）82,400人（全会員620,000人の
13.3%）に対し、現行の一律クーポン配信は月間復帰売上340万円に
とどまっている。

2026年6〜8月のPoC、および9/21〜10/9のスパイク（8,200人対象）で、
セグメント別配信の復帰購買率は1.7%（一律配信の様子見基準1.1%を
上回る）を記録した。10/13、高梨部長・宮田さんとの打合せで、全
休眠会員82,400人への本格展開（投資320万円、開発期間6週間）へ
進むことが承認された。

社内規定PJ-007（プロジェクトガバナンス規程）により、投資額200万円
超、または関与部門3部門以上のプロジェクトは、キックオフ1週間前
までに本憲章の承認が必要となる。


■ 2. スコープ

やること:
・全休眠会員82,400人への自動リターゲティング配信システムの開発
・RFMスコアリングと配信の自動化（現行の手動セグメント作成の廃止）

やらないこと（Non-Goal、企画書から継承）:
・休眠会員以外（アクティブ会員全体）への配信最適化
・メール以外のチャネル（プッシュ通知・LINE等）への拡張
・レコメンドエンジン自体の高度化（協調フィルタリング等）


■ 3. 成功基準と権限範囲（要ご確認：1件の未合意事項あり）

成功基準（稼働開始から3ヶ月以内、数値は固定・変更にはスポンサー
承認が必要）:
・月間復帰売上 600万円以上（現行340万円比+76%）
・オプトアウト率 1%未満
・月間運用コスト 25万円以内

  項目                       PM(私)        スポンサー(高梨部長)
  予算320万円内の支出          ○判断可         報告のみ
  予算超過・追加投資           ×            ○承認必要
  スケジュール2週間以内の変更   ○判断可         報告のみ
  スケジュール2週間超の変更    ×            ○承認必要
  他部門調整が難航した場合     △まず調整       ○最終判断

未合意事項（正直に）: データアナリスト0.5人のアサインについて、
データ分析チームのマネージャーから正式合意を得ていません
（10/16確認予定）。合意が取れない場合の代替案は2つです。
  A) 私が週5時間、簡易分析を自分で巻き取る（精度は下がるが遅延なし）
  B) 開始を2週間後ろ倒しし、次スプリントでの正式アサインを待つ
10/16の回答次第でA/Bいずれかを選び、宮田さんに即日報告します。

想定される質問（高梨部長から）: 「合意が取れていないのに、なぜ
今、憲章を提出するのか」
→ PJ-007規程上、投資額200万円超のプロジェクトはキックオフ日の
1週間前までに憲章提出が必要です。未合意事項は代替案とセットで
開示したうえで先に提出するのが、規程上も正しい進め方です。


■ 4. 体制（合意状況つき）

・PM: 私（MOpsチーム）
・スポンサー: 高梨部長（EC事業本部 販促システム部長）
・バックエンド開発: 小島（1名、専任、6週間） — 合意済み
・データアナリスト: 0.5人（データ分析チームより） — 未合意
  （10/16に部門マネージャーと確認予定）
・CS部門: 問い合わせ対応体制の確認 — 依頼済み、回答待ち（10/17期限）
・インフラ運用: 配信基盤拡張担当1名 — 合意済み


■ 5. 予算・スケジュール

投資額320万円の内訳:
  バックエンドエンジニア(小島) 1名×6週間      240万円
  データアナリスト 0.5人×6週間（未合意分含む）  45万円
  配信基盤の拡張・保守                          20万円
  CS部門連携（FAQ整備等）                       15万円

スケジュール: 10/20(月)週キックオフ〜11/28(金)完了（6週間）。
全休眠会員への展開は12月上旬を目標。


■ 6. 主要リスク

・データアナリスト0.5人が未合意（前述、対応A/Bあり）
・スパイクは62,400人中8,200人のサンプルであり、残り54,200人でも
  同じ復帰購買率（1.7%）になる保証はない。展開後1ヶ月時点の実測
  値を見て、成功基準の達成見込みを再評価する
・配信対象が10倍規模になることで、CS部門への問い合わせが増加し、
  対応体制が追いつかない可能性がある


■ 7. 承認

  レビュー: 宮田（MOpsチームマネージャー）　　日付: 2026/10/___
  承認:     高梨部長（EC事業本部 販促システム部長）日付: 2026/10/___


■ 8. 次の行動

  10/16(金) 宮田さん   本憲章をレビューし、修正点をPMO定例前に指摘
  10/16(金) 私         データ分析チームに正式アサインの可否を確認
  10/17(火) CS部門      問い合わせ対応体制について回答
  10/19(月) 高梨部長    本憲章の最終承認可否を判断

Project Charter (Draft): Dormant Customer Retargeting System -
Full Build

Prepared by: MOps Team, Promotion Systems Dept., EC Business Unit (Me)
Date:        14 October 2026
Version:     v0.1 (Draft)
Review:      Miyata (MOps Team Manager) - by the Oct 16 PMO meeting
Approval:    Director Takanashi (Head of Promotion Systems) - at the
             Oct 19 briefing


REQUEST TO MIYATA

Please confirm whether this draft is ready to use as-is for the
Oct 19 briefing with Takanashi, and whether the authority table in
Section 3 needs revision. One open item remains (Section 3).


1. BACKGROUND AND PURPOSE

Of our 620,000 active EC members, 82,400 (13.3%) are dormant (90+
days without purchase). The current uniform coupon program recovers
only JPY 3.40M/month.

Our June-Aug 2026 pilot and the Sep 21 - Oct 9 spike (8,200 members)
achieved a 1.7% reactivation rate, exceeding the pre-agreed 1.1%
go/no-go threshold. On Oct 13, Director Takanashi and Miyata approved
proceeding to full rollout across all 82,400 dormant members
(JPY 3.2M investment, 6-week build).

Per internal policy PJ-007 (Project Governance Policy), any project
exceeding JPY 2M or involving 3+ departments requires this charter to
be approved one week before kickoff.


2. SCOPE

In scope:
- Building an automated retargeting delivery system for all 82,400
  dormant members
- Automating RFM scoring and segment-based delivery (replacing the
  current manual, monthly segment-building process)

Out of scope (inherited from the original proposal):
- Optimizing delivery to active (non-dormant) members
- Channels other than email (push notification, LINE, etc.)
- Upgrading the recommendation logic itself (e.g., collaborative
  filtering)


3. SUCCESS CRITERIA AND AUTHORITY (1 OPEN ITEM NEEDS YOUR REVIEW)

Success Criteria (within 3 months of go-live, fixed; changes require
Sponsor approval):
- Monthly reactivation revenue >= JPY 6.0M (+76% over current
  JPY 3.4M)
- Opt-out rate < 1%
- Monthly operating cost <= JPY 250K

  Item                          PM (me)        Sponsor (Takanashi)
  Spend within JPY 3.2M budget   Decide          Report only
  Budget overrun / new spend      No             Approval required
  Schedule change <= 2 weeks      Decide          Report only
  Schedule change > 2 weeks       No             Approval required
  Cross-team conflict unresolved  First attempt   Final call

OPEN ITEM: The Data Analytics team's manager has not yet formally
agreed to the 0.5 FTE assignment (confirming Oct 16). Two fallback
options if agreement isn't reached:
  A) I absorb basic analysis myself, ~5 hrs/week (lower precision,
     no delay)
  B) Push the start date back two weeks and wait for formal
     assignment in the next sprint
I will pick A or B based on the Oct 16 answer and report to Miyata
the same day.

ANTICIPATED QUESTION (from Takanashi): "Why submit the charter
before this is agreed?"
-> Per PJ-007, projects over JPY 2M must submit a charter one week
before kickoff. Disclosing the open item alongside a fallback plan,
rather than waiting for full agreement, is the compliant path.


4. TEAM (WITH AGREEMENT STATUS)

- PM: Me (MOps Team)
- Sponsor: Director Takanashi (Head of Promotion Systems, EC
  Business Unit)
- Backend: Kojima (1, full-time, 6 weeks) - Agreed
- Data analyst: 0.5 FTE (Data Analytics team) - Not yet agreed
  (confirming Oct 16 with the team manager)
- CS: inquiry-handling readiness - Requested, awaiting reply
  (due Oct 17)
- Infra: 1 platform-extension engineer - Agreed


5. BUDGET AND SCHEDULE

Budget breakdown (total JPY 3.2M):
  Backend engineer (Kojima), 1 x 6 weeks           JPY 2.40M
  Data analyst, 0.5 FTE x 6 weeks (incl. open item) JPY 0.45M
  Platform extension and maintenance                JPY 0.20M
  CS coordination (FAQ prep, etc.)                  JPY 0.15M

Schedule: Kickoff week of Oct 20, complete Nov 28 (6 weeks). Full
rollout to all dormant members targeted for early December.


6. KEY RISKS

- Data analyst assignment not yet agreed (see above; fallback A/B
  in place)
- The spike sampled 8,200 of the 62,400 thin-data members; the same
  1.7% reactivation rate is not guaranteed for the remaining 54,200.
  We will re-assess against the success criteria after one month of
  full rollout data
- A 10x increase in delivery volume may increase CS inquiry volume
  beyond current support capacity


7. APPROVAL

  Reviewed by: Miyata (MOps Team Manager)        Date: 2026/10/___
  Approved by: Director Takanashi (Head, Promotion Systems)
                                                   Date: 2026/10/___


8. NEXT STEPS

  Oct 16  Miyata       Review this charter and flag revisions before
                        the PMO meeting
  Oct 16  Me           Confirm data analyst assignment with the
                        Data Analytics team
  Oct 17  CS           Reply on inquiry-handling readiness
  Oct 19  Takanashi    Decide on final approval of this charter